Описание
Движение денежных средств - ведение планируемых сумм прихода и расхода в интервале времени.
Иногда в качестве инструмента планирования используют Excel, в который вносят планируемые расходы и приходы денежных средств.
Проблема
Проблемы возникают при использовании Excel несколькими сотрудниками:
- конфликт в редактирование файла
- информирование об изменении файла
- данные о суммах вносятся вручную
Задача
Разработать интерактивный недельный календарь на год, в котором отображать планируемые суммы прихода и расхода на каждую неделю и предоставить возможность перепланирования сумм (перенос на другую неделю).
Календарь должен учитывать:
- Планируемые суммы:
- основные суммы прихода и расхода из договорных документов;
- дополнительные суммы расходов (аренда офиса, интернет, канцелярия и т.д.).
- Фактические суммы, на основании платежных поручений загруженных из банков.
Решение
Так как информация о фактических суммах приходит из разных банков в виде "Платежных поручений", то было принято решение планируемые суммы хранить аналогично. В дальнейшем данное решение позволило исполнять плановые платежные поручения загрузкой из банков.
За основу хранения Платежных поручений был взят типовой модуль "Поручения" CompanyMedia. В модуле "Поручения" уже есть сервисы исполнения, обсуждения и напоминания, которые позволяют контролировать сроки исполнения, вести переписку в рамках данного поручения и оповещать о важных событиях основных участников (перенос срока, получение суммы и т.д.)
С помощью Палитры инструментов был расширен интерфейс, подходящий для Платежного поручения: добавлена сумма, тип поручения (расход или приход) и доп. реквизиты.
Для загрузки Платежных поручений в систему CompanyMedia, был разработан импорт выгруженных данных из банков. При импорте формируется таблица, на основе данных из банка и дополнительно предоставляется возможность пользователю внести уточняющие данные, к примеру: статья затрат, связь с проектным документом и т.д.
Для формирования плановых платежных поручений был разработан сервис их автоматического создания на основе таблицы "Этапы оплаты" в Договоре/Доп. соглашение/Спецификации модуля "Договоры".
Как только Договор/Доп. соглашение/Спецификация переводят в статус "Действующий", данные появляются в модуле "Платежные поручения".
Направление платежа зависит от Вида договора: "Договор закупки" (Расход), "Договор поставки" (Приход)
Календарь планирования финансов - разработан новый микросервис "ПТ. Планирования" (на базе архитектуры ПТ. Аналитика), который начитывает данные по Платежным поручениям в системе CompanyMedia и выводит их новом интерфейсе. При переносе срока сумм расхода/прихода, данные передаются в систему CompanyMedia, которая оповещает всех заинтересованных участников через почтовый клиент.
Авторизация в системе происходит аналогично системе CompanyMedia.
Итог
В результате было получено решение:
- Менеджер создает в системе договора/доп. соглашения/спецификации, заполняет план платежей и переводит в статус "Действующий". При переводе в статус "Действующий" система автоматически формирует платежные поручения "На исполнение";
- Руководитель заходит в календарь планирования и видит все платежные поручения, которые есть компании, видит сколько денег на счетах и принимает решение по перепланированию платежных поручений "На исполнение";
- Отв. по работе с Банками выгружает из банков платежные поручения за период и загружает их в систему, при загрузке:
- дополняет сопроводительной информацией: статья затрат, исполнитель, проект и т.д.;
- сопоставляет платежные поручения "На исполнение".
В итоге создаются исполненные платежные поручения и исполняются поручения, которые были в статусе "На исполнении".
Менеджер и Руководитель получает уведомление, что платеж проведен или оплачен.