Описание
Бизнес запрос - это действие, которое собирается выполнить сотрудник от лица компании, в рамках какого-то проекта. Данное действие согласуется с высшим руководством и передается на исполнение назначенному сотруднику (бухгалтеру, секретарю, тендер-менеджеру и т.д.) или самому инициатору запроса. К таким действиям можно отнести:
- участие в торгах
- получение ТМЦ
- получение банковской гарантии
- выставление счета/счет-фактуры
- перечисление денежных средств
- отправка официальных писем, к примеру, коммерческих предложений
- и т.д.
Большинство таких запросов связаны с денежными потоками компании.
Проблема
Как правило, работа с такими запросами ведется через почтовый клиент, в связи с этим возникают следующие проблемы:
- При отправке запроса и дальнейшее ожидания ответа. Не понятно на какой стадии исполнения находится запрос, у кого и какой срок ответа?;
- Отсутствует напоминание по запросу всем участникам переписки, если долго нет ответа;
- При вопросе "Как так произошло?" приходится поднимать переписку и анализировать принятые решения;
- Нельзя увидеть связь запросов с общим проектом и нельзя понять какие запросы делались в рамках одного проекта;
- Невозможно построить аналитические отчеты, которые бы определили успешность проекта;
- Сложность в адаптации нового сотрудника.
Задача
Автоматизировать процесс согласования и исполнение различных видов запросов в рамках единого проекта, договора.
В качестве единого проекта выступает документ, в котором описаны цели проекта и общий план по их достижению, например, таким документом может быть "Дорожная карта", "Паспорт сделки", "Проект" и т.д.
В системе бизнес запрос представлен в виде заявок.
Рассмотрим примеры нескольких заявок.
Заявка на банковскую гарантию
Заявка предназначена на получение банковской гарантии.
Заявитель заполняет реквизиты, прикрепляет к заявке все необходимые документы и отправляет на согласование с руководством. После согласования заявка переходит на исполнение специалисту по работе с Банками.
По результату исполнения заявки заявитель получает банковскую гарантию.
Заявка на конкурсный пакет
Заявка предназначена для подготовки конкурсного пакета для участия в торгах.
Заявитель заполняет реквизиты, прикрепляет к заявке все необходимые документы и отправляет на согласование с руководством. После согласования заявка переходит на исполнение тендер-менеджеру.
Тендер менеджер готовит необходимый пакет документов, который необходимо заполнить заявителю. Подготовленные документы прикрепляет к заявке и отправляет на заполнение.
Заявитель заполняет переданные документы на конкурс и повторно отправляет на согласование.
По факту исполнения Тендер менеджер прикрепляет отчет с торговой площадки.
Заявка на перечисление денежных средств
Заявка предназначена для перевода денежных средств в другие организации.
Заявитель заполняет реквизиты, прикрепляет к заявке все необходимые документы и отправляет на согласование с руководством. После согласования заявка переходит на исполнение ответственному за перевод.
По результату исполнения заявки заявитель получает исполненное платежное поручение.
Заявка на доверенность ТМЦ
Заявка предназначена для оформления доверенности на заявителя.
Заявитель заполняет реквизиты, прикрепляет к заявке все необходимые документы и отправляет на согласование с руководством. После согласования заявка переходит на исполнение бухгалтеру.
Бухгалтер оформляет доверенность и передает её секретарю на подписание.
По результату исполнения заявки заявитель получает подписанную доверенность.
Заявка на командировку
Заявка предназначена для согласования командировки и затрат по командировки.
Заявитель заполняет реквизиты, прикрепляет к заявке все необходимые документы и отправляет на согласование с руководством. После согласования заявка переходит на исполнение бухгалтеру.
Бухгалтер оформляет приказ на командировку и отправляет заявителю.
Заявитель после командировки прикладывает чеки к заявке и отправляет на повторное согласование. После согласования заявка переходит на исполнение бухгалтеру.
По результату исполнения заявки заявитель получает авансовый отчет.
Решение
Реализация базируется на модуле "Внутренние документы" системы CompanyMedia, которая обладает уже готовыми сервисами:
- Согласование
- Обсуждения
- Уведомления
- История
- Работа с файлами
- Управление доступом
- Мобильное рабочее место
Инструменты low-code (Палитра инструментов) и интегрированный движок BPMN (Flowable) позволили под каждую задачу быстро реализовать различные реквизитные формы и автоматизировать бизнес-процессы.
Итог
Действия инициатора бизнес-запроса сократились до заполнения реквизитной части и отправки на согласование. Дальше система сама определяет, каких ответственных участников подключить для исполнения данного бизнес-запроса. По факту исполнения бизнес-запроса инициатору отправляется уведомления в систему и почтовый клиент.
Инициатор всегда может посмотреть на каком этапе находится его бизнес-запрос и какие решения были приняты на разных этапах.
Данное решение упростило текущее взаимодействие и улучшило адаптацию новых сотрудников.