О проекте
К нам обратилась коммерческая компания с просьбой помочь построить систему бизнес-взаимодействия сотрудников и руководства. До этого момента у компании уже был опыт работ с различными системами, и они знали, что есть на рынке, но им был нужен собственный продукт, который можно развернуть в кратчайшие сроки. Было рассмотрено несколько компаний, которые занимаются автоматизацией бизнес-процессов, в итоге выбрали нас по цене и срокам реализации.
В качестве инструментов мы предложили:
- продукт CompanyMedia 7.1.2 (класс систем ECM/CSP), по причине его быстрой кастомизации под Заказчика с уже готовым набором сервисов: Согласование, Обсуждение, Исполнение, Почтовые уведомления, Работа через смартфоны, Работа с контентом, Связи и т.д.
- собственный микросервис для планирования финансов, на базе архитектуры ПТ.Аналитика;
Оба инструмента используют импортонезависимый стек технологий и могут разворачиваться на облачных серверах.
Изначально планировалось автоматизировать процесс согласования внутренних бизнес запросов компании, но впоследствии проект увеличился до управления проектами и управления финансами.
Под управлением проектом подразумевается получение быстрых ответов на основные вопросы:
- Какие договора/доп. соглашение/спецификации были заключены в рамках проекта?
- Какие бизнес-запросы были запущены в рамках проекта? и в какой они стадии?
- Какие командировки были осуществлены или осуществляются в рамках проекта?
- Сколько денег планировалось потратить на проект и заработать? и сколько по факту получилось?
- На какой стадии находится проект? Закупка, доставка или приемка?
Под управлением финансами, другие основные вопросы:
- Когда ждать поступления денег?
- Когда нужно заплатить деньги?
- Какие суммы планируется потратить сегодня?
Дополнительно можно отметить второстепенные вопросы, на которые отвечает система:
- Кто согласовал данное действие?
- Почему именно так исполнили данное действие? кто и когда?
- Почему просрочка согласования, исполнения?
- Какая причина переноса срока?
Цели
На основании предложенной документации Заказчиком, мы выяснили, что вся деятельность компании строится вокруг "Паспорта сделки", который является некой "Дорожной картой". В нем происходят плановые расчеты и описывается последовательность действий. Заказчику важно следить за всем жизненным циклом проекта, а также понимать какую он порождает деятельность. В конечном итоге Заказчик стремится получить ответ на вопрос "В какой стадии находится проект?" и "Насколько был успешен/неуспешен проект?", чтобы внести корректировки в текущие проекты и выработать стратегию для будущих проектов.
Цели проекта:
- Выявление причинно-следственных связей, на основании которых можно сделать быстрый анализ текущего состояния проекта и принять решение;
- Выработка стратегий для будущих проектов;
- Оперативное управление финансовыми потоками.
Задачи
На первом этапе проекта, для достижения этих целей были решены следующие задачи:
Управление внутренними бизнес-запросами компании
Как пример задачи, можно привести следующий кейс: Менеджеру необходимо отправиться в командировку к Заказчику, чтобы обсудить детали нового договора. Вышестоящему руководству для согласования его командировки необходимо понимать, в рамках какого проекта осуществляется данная поездка и какой договор будет обсуждаться. В дальнейшем нужно понимать, сколько было командировок в рамках этого проекта.
И таких кейсов может быть множество:
- Выставление/оплата счетов;
- Участие в торгах;
- Получение банковской гарантии;
- и т.д.
Финансовое планирование и исполнение
Финансовое планирование составили следующие пункты:
- Расчет стоимости проекта (расчет закупки, таможни, банковской гарантии);
- Согласование договоров/доп. соглашений/спецификаций;
- Контроль исполнительской дисциплины в разрезе финансов;
- Управление движением денежных средств;
- Оперативное планирование платежей.
Планирование и исполнение этапов работ
Этапы работы составили следующие пункты:
- Составление плана работ по проекту. Здесь могут быть обозначены: планируемые сроки и исполнители;
- Согласование договоров/доп. соглашений/спецификаций;
- Контроль исполнительской дисциплины в разрезе этапов работ.
Дополнительно
- Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции;
- Автоматическое заполнение карточки организации по ИНН;
- Калькулятор валют, НДС;
- Калькулятор расчета срока, на основании профиля рабочего времени;
- Возможность согласовывать заявки на различных устройствах;
- Прикрепленные документы можно просмотреть без скачивания на устройства;
- Уведомления приходят на электронную почту;
- Участники согласования вычисляются автоматически согласно штатной структуре организации;
- Предоставлена возможность обсуждать документы с другими участниками системы;
- Действия по документу отображаются в истории;
Особенности
Архитектура системы CompanyMedia 7.1.2 позволила:
- Сохранить типовую поддержку базовой версии;
- Подключить несколько разработчиков (более 5), что ускорило процесс создания продукта.
Методология ведения проекта позволила обеспечить ему успешное внедрение:
Специфика ведения проекта также заключалось в том, что Заказчик не согласовывал формализованные документы: "Техническое Задание" и "Программу методики испытания". Это было сделано для того, чтобы выйти на реальный рабочий инструмент, а не на систему, ограниченную рамками "Технического задания".
Для производства было создано документационное пространство, где каждый документ является проектным решением на конкретный модуль. В проектном решении содержится:
- верхнеуровневое согласование с Заказчиком макетов системы в Online-дизайнере и графических бизнес-процессов в формате IDEF0;
- более детальное описание данных, алгоритмов для конечных исполнителей.
Чтобы содержать документационное пространство в актуальном состоянии, было принято правило "Все правки в системе, только через правки в документации".
Таким образом получилась единая среда документации, доступная для понимания всем участникам проекта. Для Заказчика был разработан механизм экспорта всей документации в единый PDF-файл, который мы назвали "Паспорт проекта".
Дополнительно Заказчику был предоставлен демо-стенд, на котором он мог посмотреть, как будет выглядеть его будущая система и на этапе разработки программы внести по ней корректировки.
Для взаимозаменяемости конечных исполнителей в задаче явно указывалась дельта изменений документации, чтобы достичь оперативного понимания сути доработки и оперативной поддержки.