О проекте

К нам обратилась коммерческая компания с просьбой помочь построить систему бизнес-взаимодействия сотрудников и руководства. До этого момента у компании уже был опыт работ с различными системами, и они знали, что есть на рынке, но им был нужен собственный продукт, который можно развернуть в кратчайшие сроки. Было рассмотрено несколько компаний, которые занимаются автоматизацией бизнес-процессов, в итоге выбрали нас по цене и срокам реализации.

В качестве инструментов мы предложили:

  • продукт CompanyMedia 7.1.2 (класс систем ECM/CSP), по причине его быстрой кастомизации под Заказчика с уже готовым набором сервисов: Согласование, Обсуждение, Исполнение, Почтовые уведомления, Работа через смартфоны, Работа с контентом, Связи и т.д.
  • собственный микросервис для планирования финансов, на базе архитектуры ПТ.Аналитика;

Оба инструмента используют импортонезависимый стек технологий и могут разворачиваться на облачных серверах.

Изначально планировалось автоматизировать процесс согласования внутренних бизнес запросов компании, но впоследствии проект увеличился до управления проектами и управления финансами.

Под управлением проектом подразумевается получение быстрых ответов на основные вопросы:

  • Какие договора/доп. соглашение/спецификации были заключены в рамках проекта?
  • Какие бизнес-запросы были запущены в рамках проекта? и в какой они стадии?
  • Какие командировки были осуществлены или осуществляются в рамках проекта?
  • Сколько денег планировалось потратить на проект и заработать? и сколько по факту получилось?
  • На какой стадии находится проект? Закупка, доставка или приемка?

Под управлением финансами, другие основные вопросы:

  • Когда ждать поступления денег?
  • Когда нужно заплатить деньги?
  • Какие суммы планируется потратить сегодня?

Дополнительно можно отметить второстепенные вопросы, на которые отвечает система:

  • Кто согласовал данное действие?
  • Почему именно так исполнили данное действие? кто и когда?
  • Почему просрочка согласования, исполнения?
  • Какая причина переноса срока?

Цели

На основании предложенной документации Заказчиком, мы выяснили, что вся деятельность компании строится вокруг "Паспорта сделки", который является некой "Дорожной картой". В нем происходят плановые расчеты и описывается последовательность действий. Заказчику важно следить за всем жизненным циклом проекта, а также понимать какую он порождает деятельность. В конечном итоге Заказчик стремится получить ответ на вопрос "В какой стадии находится проект?" и "Насколько был успешен/неуспешен проект?", чтобы внести корректировки в текущие проекты и выработать стратегию для будущих проектов.

Цели проекта:

  1. Выявление причинно-следственных связей, на основании которых можно сделать быстрый анализ текущего состояния проекта и принять решение;
  2. Выработка стратегий для будущих проектов;
  3. Оперативное управление финансовыми потоками.

it transform 1

Задачи

На первом этапе проекта, для достижения этих целей были решены следующие задачи:

Управление внутренними бизнес-запросами компании

Как пример задачи, можно привести следующий кейс: Менеджеру необходимо отправиться в командировку к Заказчику, чтобы обсудить детали нового договора. Вышестоящему руководству для согласования его командировки необходимо понимать, в рамках какого проекта осуществляется данная поездка и какой договор будет обсуждаться. В дальнейшем нужно понимать, сколько было командировок в рамках этого проекта.

И таких кейсов может быть множество:

  • Выставление/оплата счетов;
  • Участие в торгах;
  • Получение банковской гарантии;
  • и т.д.

Финансовое планирование и исполнение

Финансовое планирование составили следующие пункты:

Планирование и исполнение этапов работ

Этапы работы составили следующие пункты:

  • Составление плана работ по проекту. Здесь могут быть обозначены: планируемые сроки и исполнители;
  • Согласование договоров/доп. соглашений/спецификаций;
  • Контроль исполнительской дисциплины в разрезе этапов работ.

Дополнительно

  • Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Автоматическое заполнение карточки организации по ИНН;

  • Калькулятор валют, НДС;
  • Калькулятор расчета срока, на основании профиля рабочего времени;
  • Возможность согласовывать заявки на различных устройствах;
    it transform 2
  • Прикрепленные документы можно просмотреть без скачивания на устройства;
    it transform 3
  • Уведомления приходят на электронную почту;
    it transform 4
  • Участники согласования вычисляются автоматически согласно штатной структуре организации;
    it transform 5
  • Предоставлена возможность обсуждать документы с другими участниками системы;
    it transform 6
  • Действия по документу отображаются в истории;
    it transform 7
  • Система доступна 24/7 и может работать на облачных серверах.

Внедрение и перспективы

Запуск системы происходил в три этапа:

  • подготовка системы к опытной эксплуатации: создание справочников, настройка прав доступа и настройка отдельных компонент;
  • пассивная эксплуатация: создание базовых проектных документов, проверка заявленной функциональности и адаптация в реальных условиях;
  • активная эксплуатация: для всех сотрудников был проведен семинар/обучение уже работающей системы, предоставлены логины/пароли для доступа в систему, активная поддержка системы в период запуска.

В течение месяца все сотрудники перешли на работу в системе и все процессы, которые проходили ранее через почту, стали прозрачными. Скорость обработки и качество информации увеличилась и, как следствие, сократилось время принятия решения. Повысилось качество и скорость бизнеса.

Упростилось согласование ежедневных финансовых затрат и сформировалась общая картина по планируемым расходах и доходам на весь год.

Интуитивно понятный интерфейс, правильно обозначенные цели и задачи в начале проекта - позволили быстро внедрить данное решение.

Дальнейшее развитие проекта планируется в:

  • разработке аналитических и стратегических инструментов на базе генерируемых данных;
  • автоматизации дополнительных блоков принятия решений.

Особенности

Архитектура системы CompanyMedia 7.1.2 позволила:

  • Сохранить типовую поддержку базовой версии;
  • Подключить несколько разработчиков (более 5), что ускорило процесс создания продукта.

Методология ведения проекта позволила обеспечить ему успешное внедрение:

Специфика ведения проекта также заключалось в том, что Заказчик не согласовывал формализованные документы: "Техническое Задание" и "Программу методики испытания". Это было сделано для того, чтобы выйти на реальный рабочий инструмент, а не на систему, ограниченную рамками "Технического задания".

Для производства было создано документационное пространство, где каждый документ является проектным решением на конкретный модуль. В проектном решении содержится:

  • верхнеуровневое согласование с Заказчиком макетов системы в Online-дизайнере и графических бизнес-процессов в формате IDEF0;
  • более детальное описание данных, алгоритмов для конечных исполнителей.

Чтобы содержать документационное пространство в актуальном состоянии, было принято правило "Все правки в системе, только через правки в документации".

Таким образом получилась единая среда документации, доступная для понимания всем участникам проекта. Для Заказчика был разработан механизм экспорта всей документации в единый PDF-файл, который мы назвали "Паспорт проекта". 

Дополнительно Заказчику был предоставлен демо-стенд, на котором он мог посмотреть, как будет выглядеть его будущая система и на этапе разработки программы внести по ней корректировки.

Для взаимозаменяемости конечных исполнителей в задаче явно указывалась дельта изменений документации, чтобы достичь оперативного понимания сути доработки и оперативной поддержки.

Сфера применения

Ком. предприятия

Реализация

УЧАСТНИКИ

5
инженеров-разработки
4
инженера-тестирования
1
инженер-проектировщик

ВРЕМЯ

260 часов
Проектирование
1020 часов
Разработка
704 часа
Тестирование
300 часов
Сопровождение